Conditions générale de vente

Conditions générales de vente
(Particuliers ou Entreprises)

Avant signature / commande
• Toute confirmation d’opération doit être faite à minima 1 semaine avant la date de l’événement.
• La demande / validation d’un contenu personnalisé doit être faite et validée a minima 15 jours avant la date de l’événement.

Après signature / commande validée
• Aucune réclamation concernant le tarif de la prestation ne pourra être émise en cas de diminution du nombre de participants 5 jours ouvrés avant la date de la prestation.
• Pour les paiements provenant de l’étranger, les éventuels frais bancaires supplémentaires sont à la charge du client.

Modification ou annulation du fait du client

Conditions d’annulation 
• 7 jours avant la prestation = remboursement total.
• 5 jours avant la prestation = aucun remboursement. Le code session fourni reste valable 6 mois.
Seules les annulations notifiées par écrit seront prises en compte à la réception dudit écrit.
Dans le cas où un contenu personnalisé et des éléments spécifiques pour cette future opération ont été initiés, les frais engendrés seront facturés dans leur totalité quel que soit le délai d’annulation.

Conditions de modification
Toute diminution du nombre de participants moins d’une semaine avant opération ne donnera lieu à aucune modification du devis. Les modifications plus d’une semaine à l’avance ne pourront être prises en compte que dans la limite de 90% du nombre initial de participants.

Sous réserve des disponibilités d’Urban Games, une augmentation exceptionnelle du nombre de participants peut avoir lieu jusqu’à la veille du jour de l’opération et entraînera une mise à jour du devis.

Entreprises : Pour les opérations impliquant des ateliers, des besoins humains plus importants ou selon les spécificités du lieu, la répartition animateurs/nombre de personnes pourra être personnalisée.

Particuliers : Pas besoin d’animateur avec le mode Soloteam. Vous êtes libre de commencer à l’heure qu’il vous plaira.

Modification ou annulation du fait d’un événement extérieur
En cas d’annulation due à un événement extérieur, ni du fait du client ni du fait d’Urban Games, seuls les frais engagés par Urban Games, et les éléments qui seront effectivement facturés à Urban Games par d’autres prestataires seront facturés au client.
Les circonstances suivantes constituent des exemples de cas de force majeure recevables :
• Catastrophe dans la zone de jeu ou sur son trajet,
• Pandémie dangereuse déclarée par une autorité nationale ou internationale crédible (déclaration de l’OMS),
• Actes de violence dans la zone de jeu (attentats, violences urbaines)
La responsabilité d’Urban Games ne peut en aucun cas être engagée dans le cas d’une annulation de la prestation commandée par le client due à de mauvaises conditions météorologiques.

Modification ou annulation du fait d’Urban Games (Entreprises)
En cas d’annulation du fait d’Urban Games, un arrangement spécifique en fonction des raisons et conséquences de cette annulation sera proposé en concertation avec le client. Si Urban Games a déjà perçu des arrhes ou la totalité du montant, ceux-ci pourront être remboursés intégralement ou en partie.
Dans le cas où le devis contient au-delà de l’activité Urban Games, des prestations tierces non exécutées directement par Urban Games, il peut être défini un système d’engagement solidaire, pour lequel le client sera amené à régler une partie de la prestation quand bien même l’activité Urban Games est annulée.
Dans le cas où un contenu personnalisé et des éléments spécifiques pour cette future opération ont été mis en place, des frais pourront être facturés.

Propriété des parcours
Les contenus, parcours et jeux génériques créés sont la propriété d’Urban Games. En aucun cas ils ne pourront être réutilisés par le client, sans accord préalable d’Urban Games.
Le contenu créé spécifiquement pour un client sur des données propres à son entreprise est la propriété du client et ne pourra être réutilisé par Urban Games sans accord préalable de la société signataire. Ces contenus pourront faire l’objet d’un accord de confidentialité spécifique, mais par défaut Urban Games s’engage à garder secret l’ensemble des données spécifiques fournies par le client.

Débriefing (activité entreprise uniquement)
La recherche d’un lieu réservé (obligatoire dans le cadre d’un débriefing) n’est pas incluse dans la prestation standard. Le fait de trouver ce lieu peut être soit à la charge du client, soit confié à Urban Games dans le cadre d’une prestation additionnelle facturée. Si Urban Games s’engage financièrement auprès d’un établissement d’accueil, le client sera solidaire de cet engagement.

Sécurité
Tout participant s’engage à respecter les règles de bonne conduite, l’environnement et le matériel fourni. En cas de fautes graves (vol, tapage, dégradations, non-respect des règles de sécurité), le ou les participant(s) incriminés seront exclus immédiatement de l’événement sans prétendre à aucune indemnité. Urban Games se réserve le droit d’annuler ou de mettre fin à la prestation en cours. Toute dégradation ou incivilité sera facturé au client.

Contenu
Les contenus personnalisés doivent être validés définitivement une semaine avant l’opération. Un retard entraînera des pénalités voire l’impossibilité de faire l’opération.
Après livraison d’un contenu, les demandes de modifications doivent être consolidées et envoyées par le client dans un délai maximum de 5 jours ouvrés. Passé ce délai, un livrable est considéré comme validé. Les remarques effectuées dans ce délai feront l’objet d’un traitement sous 4 jours ouvrés. Toute demande de modification d’un livrable validé préalablement fera l’objet d’une cotation spécifique.

Logistique générale
Dans le cas où il n’a pas été confié à Urban Games la recherche d’un lieu réceptif, Il est à la charge du client de prévenir ledit lieu de l’intervention d’Urban Games dans leur espace. La liste des participants répartis en équipes doit être envoyée au minimum 2 jours avant l’événement. Si un “dress code” particulier est demandé, il est nécessaire de le communiquer 2 semaines avant l’opération et pourra faire l’objet d’une facturation spécifique.

Briefing
Pour les rallyes nécessitant le présence d’un animateur, commandé par le client, et ne nécessitant pas de préparation de matériel sur place, l’animateur arrive 15 mn avant l’heure de la prise de parole prévue en amont. Pour les jeux nécessitant une préparation spécifique, l’animateur arrive à minima 45 mn avant la prise de parole pour le briefing.
Selon la complexité de l’événement, Urban Games se réserve le droit de demander au client un lieu pour accueillir le briefing.

Jeu
Durant l’activité, le ou les animateurs sont dans la zone de jeu. Ils ont la possibilité pendant le temps de jeu d’envoyer des messages en live aux équipes. Ils doivent rester joignables. En cas de besoin, le numéro de téléphone est inscrit sur la feuille d’instructions.

Droit à l’image
Le client accepte que les médias pris pendant l’activité soient utilisés et s’engage à informer les participants de l’utilisation de leur image.
Les médias seront fournis au client sous forme d’un lien email. Si des visages et/ ou logos sont reconnaissables, Urban Games s’engage à ne pas utiliser ces médias sans autorisation préalable du client et des personnes concernées.

Réseaux Sociaux
Dans le cadre de son autopromotion, Urban Games pourra évoquer l’événement sur les réseaux sociaux sans mentionner le nom du client sauf autorisation préalable.

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